Планирование и организация свадьбы – это непростая задача для пары, особенно, если свадьба планируется в другой стране. Однако далеко не все невесты готовы доверить организацию свадьбы своей мечты кому-то другому. С развитием интернета и соцсетей найти ресторан, фотографа и заказать оформление зала флористу действительно стало гораздо проще. При желании и наличии свободного времени вы можете организовать свою свадьбу в Италии самостоятельно. Но как сделать так, чтобы в день Х все прошло без накладок, ни одна мелочь не была упущена, а все гости благополучно добрались до места проведения церемонии? Вот тут на помощь и приходит свадебный координатор – человек, благодаря незримому присутствию которого ваша свадьба пройдет идеально.
Cвадебный координатор VS свадебный организатор
Для начала давайте разберемся в терминологии, потому что здесь часто возникает путаница.
Свадебный организатор – это человек, который планирует вашу свадьбу от начала и до конца, исходя из ваших пожеланий, предпочтений и бюджета. Он предложит вам различные варианты локаций для торжества, подскажет, как лучше оформить зал, закажет трансфер ваши гостям, сделает схему рассадки за столом и организует живую музыку. Он также будет рядом с вами в день свадьбы, зорко следя за тем, чтобы все шло по намеченному плану и решая возникающие проблемы.
Работа свадебного организатора начинается за несколько месяцев до свадьбы, когда пара уже примерно определилась с датой и бюджетом. Свадебный организатор – это оптимальный вариант для тех, кто планирует свадьбу в другой стране или хочет организовать масштабное празднование на несколько дней, включающее в себя также приветственный бранч, прощальный обед и развлечения для гостей в виде поездок, экскурсий и дегустаций.
Свадебный координатор, в отличие от организатора, отвечает за безукоризненное выполнение плана свадебного дня. Работа координатора начинается примерно за месяц до свадьбы. Он внимательно изучает план мероприятия и помогает найти мелкие недочеты, «слепые пятна» и, при необходимости, вносит небольшие изменения, добавляя или убирая детали.
Свадебный координатор – это идеальный вариант для тех пар, которые хотят сами спланировать свою незабываемую свадьбу в Италии, но не хотят думать об организационных моментах непосредственно в день торжества.
Обязанности свадебного координатора
Четкое следование расписанию
Координатор следит за тем, чтобы все запланированные мероприятия укладывались во временные рамки, отведенные для них. Он вовремя напомнит паре и фотографу, о том, что фотосессию пора заканчивать, потому что наступило время свадебного ужина и поторопит флориста, который замечтался, украшая свадебную арку.
Взаимодействие с подрядчиками
Хороший координатор проверяет подрядчиков дважды: за пару недель до мероприятия и непосредственно перед ним. Он обзванивает всех, проверяя их готовность и уточняя мелкие детали, предупреждает о дресс-коде, а в день свадьбы контролирует исполнение ими своих обязательств. Координатор также рассчитывается с подрядчиками за услуги, если это не было сделано заранее.
Управление логистикой
Свадебный координатор знает где в каждый момент времени должны находится молодожены, гости, музыканты, фотограф и обслуживающий персонал. Он проконтролирует установку музыкальной аппаратуры, проводит гостей к месту проведения дискотеки, проследит, чтобы все блюда были поданы во время и удостоверится, что количество стульев совпадает с количеством гостей.
Решение проблем
Невеста натерла ноги свадебными туфлями? У кого-то из гостей разболелась голова? В чемодане координатора всегда есть аптечка. Порвалось платье? У него с собой всегда нитка и иголка. В баре закончилось просекко? Отключили электричество в ресторане? Решением всех этих вопросов будет заниматься свадебный координатор.
Когда нужно обращаться к свадебному координатору в Италии?
В идеале, чем раньше, тем лучше. Хорошие свадебные координаторы редко сидят без работы, особенно в Италии, где климат позволяет устраивать свадебные торжества круглый год. Имейте в виду, что самым популярным периодом для свадеб традиционно считаются месяцы с апреля по октябрь. Помимо непосредственной координации самого мероприятия свадебный координатор может помочь вам ценными советами еще на этапе организации, поэтому не затягивайте!
Как это работает?
Вы предоставляете координатору техзадание – подробный план дня, в котором описан тайминг мероприятия, указаны контакты всех задействованных подрядчиков и гостей, а также ваши пожелания к организации с фотографиями.
Например, вы хотите устроить онлайн трансляцию церемонии для бабушки, которая не сможет приехать лично, или чтобы вечером вашим гостям раздали бенгальские огни. Куда повесить световые гирлянды, когда стемнеет, как расставить стулья, что положить в бонбоньерки – любые детали, которые вы сочтете важными должны быть указаны в плане. Хороший свадебный координатор, всегда уточнит и подскажет, что еще нужно включить в описание, если вы что-то упустили.
После этого можно расслабиться – ваша свадьба в надежных руках. По нашему опыту – на свадьбах всегда что-то идет не так, но благодаря работе свадебного координатора, вы этого просто не заметите.
Он заранее приедет на место проведения мероприятия и проконтролирует, чтобы все было сделано именно так, как вы задумали, будет на связи со всеми подрядчиками и поможет вашим гостям найти дорогу, если они заблудились или опаздывают. Он будет следить за таймингом мероприятия и мгновенно решать любые проблемы и накладки, которые неизбежно будут возникать.
В общем, свадебный координатор – это ваша фея-крестная, одетая в цветовой гамме вашей свадьбы, порхающая среди гостей и решающая все проблемы как по мановению волшебной палочки.
Свадебный координатор в Италии: почему стоит воспользоваться его услугами?
Далеко не все подрядчики хорошо говорят по-английски. На этапе переписки это может не ощущаться (все мы умеем пользоваться переводчиками), но может обернуться проблемой при непосредственной коммуникации в день свадьбы.
Итальянские подрядчики неторопливы и часто пренебрегают заповедью «клиент всегда прав». Если вы не хотите провести всю свадьбу с телефоном в руках, выясняя где ваш букет и почему вам привезли чужой торт, лучше доверьте эту работу профессионалам.
У свадебного координатора есть годами наработанная база надежных подрядчиков, которая может вам пригодиться в случае форс-мажора.
И, наконец, Италия – это та страна, в которой хочется наслаждаться каждой минутой, проведенной здесь, а не беспокоиться о том, как пройдет ваша свадьба. Не лишайте себя этого удовольствия, пытаясь координировать все самостоятельно.
Свадебный координатор и стоимость его услуг
Напрямую зависит от масштаба мероприятия и ваших пожеланий. Если вы планируете торжество с небольшим количеством приглашенных, вполне достаточно одного координатора, однако, если вы ожидаете 200 гостей, вам понадобится 3-4 свадебных координатора.
Мы также проводим платные консультации для пар, которые хотят сами организовать свою свадьбу, но не знают итальянской специфики.
Почему стоит выбрать WowItaly Weddings?
Об этом лучше нас расскажет наше портфолио. Пары, которые доверили нам организацию и координацию своих свадеб, рекомендуют нас своим друзьям и возвращаются к нам с просьбой провести другие мероприятия.
Мы занимаемся организацией свадеб в Италии уже 7 лет, у нас большая база подрядчиков, а еще мы умеем их уговаривать! Даже когда высокий сезон, они сверхзаняты и всем отказывают 😉
Отправьте заявку любым удобным способом и получите бесплатную консультацию по организации свадьбы в Италии, а также наш инсайдерский план-помощник для невест.
